Ce este o copie legalizată și unde se face

O copie legalizată este un document care atestă că o fotocopie este conformă cu originalul. Ea poartă semnătura și ștampila unui notar public, care confirmă faptul că actul prezentat pentru autentificare este identic cu documentul original. În practică, copiile legalizate sunt cerute frecvent de instituții publice, universități, bănci, instanțe, angajatori sau autorități din străinătate, pentru a dovedi autenticitatea anumitor documente fără a fi nevoie să depui originalul.

Procesul pare simplu, dar presupune câteva reguli clare. Notarul nu verifică veridicitatea conținutului actului, ci doar conformitatea copiei cu originalul. Asta înseamnă că, dacă originalul conține date eronate, ele se vor regăsi și în copia legalizată, fără modificări. Legalizarea este strict o confirmare tehnică, nu o validare a informațiilor din document.

De obicei, se legalizează copii ale actelor de identitate, certificate, diplome, contracte, hotărâri judecătorești sau documente oficiale emise de autorități. În funcție de scop, legalizarea poate fi cerută în original, în mai multe exemplare sau tradusă și legalizată ulterior. Pentru mulți români, diferența dintre copie simplă, copie legalizată și act autentic nu este clară, de aceea merită explicat pas cu pas ce înseamnă o copie legalizată și unde poate fi făcută.

Ce înseamnă, concret, o copie legalizată

O copie legalizată reprezintă o reproducere fidelă a unui document original, certificată de un notar public. Legalizarea are rolul de a garanta că documentul prezentat ca fotocopie nu a fost modificat și corespunde exact cu originalul.

Când mergi la notar, acesta verifică dacă actul original este lizibil, complet și emis legal. Apoi, face o copie, o compară cu originalul și aplică pe ea o încheiere de legalizare, care conține:

• semnătura notarului public
• ștampila biroului notarial
• numărul de înregistrare al încheierii
• data efectuării legalizării

Astfel, copia legalizată capătă valoare juridică și poate fi depusă la instituții care cer „copie legalizată conform cu originalul”. Este important de știut că doar un notar public poate efectua această procedură. Copiile legalizate realizate la alte instituții (primărie, școală, firmă privată) nu au aceeași valoare juridică, decât dacă sunt făcute în baza unei competențe legale speciale.

Când ai nevoie de o copie legalizată

Există numeroase situații în care o copie legalizată este cerută în mod obligatoriu. Cele mai comune exemple includ:

• înscrierea la studii în țară sau în străinătate
• depunerea dosarelor pentru angajare în instituții publice
• obținerea unor certificate, autorizații sau licențe
• dosare de succesiune, partaj, vânzare-cumpărare
• solicitarea de credite sau garanții bancare
• proceduri judiciare și administrative

În mediul privat, multe firme acceptă copii simple, însă în relația cu statul sau cu autoritățile străine, legalizarea este adesea cerută pentru siguranță juridică.

Există și situații în care o simplă copie certificată de emitent este suficientă. De exemplu, instituțiile de învățământ pot elibera copii certificate ale diplomelor. Totuși, atunci când documentele sunt folosite în afara țării, este aproape întotdeauna necesară o copie legalizată, uneori însoțită și de o traducere legalizată.

Unde se face o copie legalizată

Copiile legalizate se fac exclusiv la birourile notarilor publici autorizați. Aceștia funcționează în baza Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995. În fiecare județ există camere notariale care coordonează activitatea birourilor, iar lista completă a notarilor se poate consulta pe site-ul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România (UNNPR).

Pentru a obține o copie legalizată trebuie să te prezinți personal la notar, având:

• documentul original în stare bună
• actul tău de identitate
• eventual, cererea instituției care solicită copia

Notarul face o copie direct în birou sau folosește una adusă de tine, după care verifică exactitatea și aplică ștampila. În funcție de complexitate, procesul durează de obicei câteva minute. Costurile sunt reglementate prin tarife notariale și variază ușor de la un birou la altul, dar se situează în general între 10 și 30 de lei pentru un document obișnuit.

Diferența dintre copie simplă, copie legalizată și act autentic

Pentru a evita confuziile, este esențial să înțelegem diferențele:

• Copie simplă: este o reproducere obișnuită a unui document, realizată prin xerox sau scanare, fără valoare juridică.
• Copie legalizată: este o copie certificată de notar ca fiind identică cu originalul. Are valoare legală limitată la fidelitatea documentului.
• Act autentic: este un document redactat, semnat și autentificat de notar public (de exemplu, un contract de vânzare-cumpărare sau o procură). Are forță juridică deplină.

Legalizarea unei copii nu transformă documentul într-un act autentic, ci doar confirmă că acea copie este corectă. Această distincție este importantă mai ales în tranzacțiile legale sau administrative, unde un act autentic are efecte juridice directe, iar o copie legalizată are doar rol probatoriu.

Cum se desfășoară procesul de legalizare

Procedura este simplă, dar presupune câțiva pași clari.

1. Prezentarea documentului original: Notarul examinează actul pentru a verifica dacă este complet, lizibil și nu prezintă modificări suspecte.
2. Realizarea copiei: Se face o fotocopie clară, integrală, care include toate paginile documentului.
3. Compararea copiei cu originalul: Notarul verifică fidelitatea pagină cu pagină.
4. Încheierea de legalizare: Notarul aplică pe copie o încheiere oficială, semnată și ștampilată.

Încheierea notarului conține mențiunea expresă „copie legalizată conform cu originalul”, data și semnătura. Din acel moment, copia are valoare legală și poate fi folosită în dosare oficiale.

Pentru documente redactate într-o altă limbă, notarul poate solicita traducerea autorizată înainte de legalizare. În acest caz, se face mai întâi traducerea de către un traducător autorizat, apoi notarul legalizează atât copia traducerii, cât și traducerea propriu-zisă.

Cât costă o copie legalizată și cât durează

Costul unei copii legalizate variază în funcție de numărul de pagini și de natura documentului. Pentru acte standard (certificat de naștere, diplomă, buletin), tarifele sunt mici și fixe, în jur de 10–30 de lei pe copie.

Pentru documente complexe, cum ar fi contracte, hotărâri judecătorești sau dosare cu mai multe file, tariful crește proporțional. Unele birouri pot percepe un tarif suplimentar pentru traduceri legalizate sau pentru copii emise în regim de urgență.

Durata este, de regulă, scurtă. O copie simplă se poate legaliza în 5–10 minute. Dacă este nevoie de traducere, timpul crește, deoarece traducerea trebuie făcută înainte de legalizare.

Pentru documente care urmează să fie folosite în străinătate, notarul te poate îndruma și în privința aplicării apostilei sau a supralegalizării, proceduri cerute de unele țări pentru validarea internațională a actelor.

Alte detalii utile despre copiile legalizate

Există câteva aspecte practice pe care merită să le cunoști:

• Copiile legalizate nu expiră, dar dacă documentul original își pierde valabilitatea (de exemplu, un act de identitate expirat), și copia legalizată devine inutilă.
• Notarul nu poate legaliza copii ale unor acte false, incomplete sau deteriorate.
• Unele documente, precum testamentele, actele de stare civilă originale sau titlurile de proprietate, pot necesita aprobări suplimentare.
• Pentru folosirea copiilor în străinătate, este obligatoriu să fie legalizate și apostilate sau supralegalizate, în funcție de țara de destinație.

De asemenea, dacă un document conține mai multe pagini, acestea se leagă prin șnur și se sigilează, pentru a nu putea fi înlocuite.

Pentru persoane juridice, birourile notariale pot elibera copii legalizate ale actelor constitutive, certificatelor de înregistrare sau altor documente de firmă, pe baza cererii administratorului sau a reprezentantului legal.

Traducerea și legalizarea traducerilor

Când documentele sunt redactate într-o altă limbă decât româna, se impune traducerea autorizată. După traducere, notarul legalizează semnătura traducătorului, confirmând că traducerea a fost făcută de o persoană autorizată de Ministerul Justiției.

Pentru documente destinate altor state, se aplică proceduri suplimentare:

• Apostila de la Haga: pentru țările semnatare ale Convenției de la Haga din 1961; se aplică la Prefectură sau Tribunal.
• Supralegalizarea: pentru țările care nu fac parte din Convenție; se face prin Ministerul Afacerilor Externe și Ambasada statului respectiv.

Astfel, combinația traducere + legalizare + apostilă oferă documentului recunoaștere internațională completă.

De ce este importantă legalizarea corectă

O copie legalizată corectă economisește timp și evită respingerea dosarelor. Multe instituții refuză documentele incomplete sau legalizate greșit. Un notar competent se asigură că toate detaliile sunt în regulă și că actul respectă cerințele legale.

De asemenea, o copie legalizată te protejează în situațiile în care trebuie să păstrezi originalul acasă, dar ai nevoie de dovada conținutului lui pentru alte proceduri. Este o metodă sigură și recunoscută oficial pentru a prezenta documente fără a risca pierderea originalelor.

O copie legalizată este mai mult decât o simplă fotocopie. Ea confirmă autenticitatea unui document, oferă siguranță juridică și este acceptată de toate instituțiile publice. Procesul de obținere este rapid, accesibil și se desfășoară doar la notarul public, în baza documentului original.

Fie că ai nevoie pentru studii, angajare, acte notariale sau formalități în străinătate, o copie legalizată este garanția că documentul tău este recunoscut oficial. Respectarea procedurii corecte și apelarea la un notar autorizat te ajută să eviți complicațiile administrative și să ai documente valabile, sigure și conforme cu legea.