Certificatul constatator pentru PFA și SRL: Care sunt diferențele și cum îl obții?

Certificatul constatator pentru PFA și SRL reprezintă un document oficial eliberat de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) și are rolul de a confirma informațiile esențiale despre entitatea economică. Acesta este important în relația cu instituțiile publice, partenerii de afaceri și orice terț interesat să verifice statutul legal al afacerii.

Documentul cuprinde date despre obiectul principal de activitate, sediul social (sau profesional, în cazul unui PFA), eventualele puncte de lucru, informații despre structura de administrare, asociați și, în general, toate aspectele care definesc identitatea firmei sau a persoanei fizice autorizate.

Pentru antreprenorii la început de drum, dar și pentru cei cu experiență, există adesea confuzie în legătură cu certificatul constatator. De multe ori, se crede că această formalitate este doar o birocrație suplimentară, însă realitatea este că are o funcție extrem de importantă.

Fără el, este dificil să dovedești legitimitatea firmei în fața altor instituții sau parteneri. Mai mult, în unele situații, este obligatoriu pentru participarea la licitații publice, accesarea fondurilor europene ori pentru diferite proiecte de finanțare.

Ce este certificatul constatator și de ce este important pentru PFA și SRL?

Un certificat constatator ONRC reprezintă o „carte de vizită” oficială pentru orice entitate înregistrată la Registrul Comerțului. Acesta atestă faptul că persoana fizică autorizată (PFA) sau societatea cu răspundere limitată (SRL) a finalizat procedura de înregistrare și funcționează în conformitate cu prevederile legale.

Încă de la început, este esențial să înțelegem că certificatul constatator nu este un simplu act formal. El este solicitat într-o varietate de situații, cum ar fi deschiderea unui cont bancar pentru firmă, obținerea de finanțări sau credite, accesul la licitații ori depunerea de documentații la diverse autorități.

Pentru un PFA, certificatul constatator specifică datele personale ale titularului, obiectul de activitate și sediul profesional. Aceste informații sunt esențiale pentru a dovedi că persoana respectivă este autorizată să desfășoare activitățile enumerate în document.

În cazul unei SRL, certificatul constatator prezintă detalii despre structura acționariatului (asociați, administratori), sediul social, capitalul social și codurile CAEN aferente obiectului de activitate.

Importanța acestui certificat rezidă în utilitatea sa practică. Fără certificatul constatator, nu poți proba existența legală a firmei sau a PFA-ului în fața partenerilor, clienților ori a instituțiilor publice. De asemenea, în absența lui, anumite operațiuni, precum modificările ulterioare în actele societății sau accesarea unor facilități fiscale, devin imposibile sau mult îngreunate.

Mai mult, certificatul constatator asigură un plus de credibilitate, întrucât validează faptul că entitatea este înregistrată și respectă normele în vigoare.

Atât pentru PFA, cât și pentru SRL, certificatul constatator are aceeași funcție de bază: confirmarea unui statut legal. Cu toate acestea, conținutul și modul de eliberare pot diferi în funcție de reglementările care guvernează cele două forme juridice.

Diferențele cheie dintre PFA și SRL și impactul asupra certificatului constatator

Pentru a înțelege mai bine certificatul constatator, este util să cunoaștem diferențele fundamentale dintre PFA și SRL. O persoană fizică autorizată (PFA) este, în principiu, un profesionist care își desfășoară activitatea în nume propriu, fiind direct responsabil pentru obligațiile ce decurg din activitate.

Răspunderea este nelimitată, ceea ce înseamnă că, în cazul unor datorii sau litigii, pot fi urmărite și bunurile personale ale titularului.

Pe de altă parte, o societate cu răspundere limitată (SRL) este o entitate juridică separată de persoana fondatorilor. SRL-ul are personalitate juridică distinctă, iar asociații răspund în limita capitalului subscris.

Acest aspect face din SRL o formă juridică mai adecvată pentru afaceri cu perspective de creștere, deoarece riscurile financiare personale sunt mai reduse.

Această diferență de structură se reflectă și în certificatul constatator. Pentru un PFA, certificatul constatator va fi emis pe numele persoanei fizice, evidențiind exact activitățile economice pe care le poate desfășura și sediul unde acestea au loc.

În schimb, pentru SRL, documentul prezintă datele de identificare ale firmei (denumirea, forma juridică, codul unic de înregistrare), listarea asociaților, sediul social și eventualele puncte de lucru. Mai mult, în cazul unei SRL, certificatul constatator poate menționa și capitalul social, dar și informații despre administrator sau administratori.

În practică, atunci când vrei să închizi un contract cu o instituție publică sau cu un partener de afaceri, ți se va cere certificatul constatator pentru a verifica statutul legal al entității, obiectul de activitate și persoanele împuternicite să semneze.

Așadar, dacă deții un PFA, partenerul va dori să vadă că ești autorizat în domeniul respectiv, iar dacă reprezinți un SRL, va analiza datele firmei pentru a se convinge de legitimitatea acesteia.

Pașii de urmat: Cum obții certificatul constatator pentru PFA și SRL?

Obținerea certificatului constatator pentru PFA și SRL urmează, în mare, aceleași etape, însă există câteva particularități pe care trebuie să le ai în vedere. De regulă, documentul se poate solicita fizic la ghișeul Oficiului Național al Registrului Comerțului de care aparții, prin intermediul unui reprezentant ori chiar online, dacă platforma oficială permite acest lucru.

• Pregătește documentele necesare

Pentru PFA, vei avea nevoie de o cerere-tip, copia actului de identitate, dovada privind deținerea spațiului în care se află sediul profesional și dovada achitării taxelor. Uneori, pot fi cerute și alte documente, precum avize sau autorizații specifice activității.

Pentru SRL, cerințele includ cererea-tip, actul constitutiv al societății, dovezile privind sediul social și capitalul social, copiile actelor de identitate ale asociaților/administratorilor, precum și dovada achitării taxelor aferente.

• Depunerea cererii la ONRC

Dacă optezi pentru metoda clasică, vei merge personal sau printr-un împuternicit la sediul Registrului Comerțului. Trebuie să completezi formularele puse la dispoziție și să achiți taxele necesare.

Pentru varianta online, unele județe oferă posibilitatea depunerii cererii prin portalul oficial al ONRC, atașând documentele scanate și semnate electronic, după caz.

• Verificarea și eliberarea certificatului constatator

Un funcționar public va analiza documentația depusă și, dacă totul este în regulă, va elibera certificatul constatator într-un anumit termen (câteva zile lucrătoare, de regulă).

Uneori, pot apărea solicitări de completare sau clarificare, mai ales dacă au fost omise documente sau informații.

După emitere, vei putea ridica certificatul constatator în format fizic ori, dacă ai optat pentru varianta online, vei primi documentul electronic cu semnătură digitală a instituției.

Indiferent că deții un PFA sau un SRL, asigură-te că ai mereu la îndemână certificatul constatator la zi, mai ales când te pregătești să accesezi noi oportunități de afaceri. Vei fi scutit de blocaje și vei transmite o imagine profesionistă partenerilor și autorităților cu care lucrezi.